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Gestionar la protección de datos en tu CRM

Gestionar la protección de datos en tu CRM: WolfCRM Facilita saber si se ha aceptado la GDPR

El día 25 de mayo de 2018 entró en vigor en Europa la GDPRReglamento General de Protección de Datos. Una normativa aplicable al tratamiento de datos de ciudadanos europeos, independientemente de que la empresa que los use tenga sede en Europa o fuera de ella. Su incumplimiento conlleva grandes multas por lo que como empresas es importante que hagamos un uso correcto de los datos de los clientes a fin de cumplir con la normativa vigente. Afecta a todos los países de la Unión Europea por lo que unifica las diferentes legislaciones y facilita el tratamiento de los datos cuando trabajamos en diferentes países europeos.

¿Pero, qué son datos personales? Son aquellos datos que sirven para identificarnos directa o indirectamente. Un nombre, un email, un teléfono o la ip del ordenador se consideran datos.

Una empresa puede utilizar tus datos sólo y sólo sí has dado previamente el consentimiento. Y este ha de darse de forma clara e inequívoca. Es por ello que debes enviar (si no tienes ya el consentimiento) un mail a tus clientes potenciales o contactos para que accedan a que puedas usar sus datos, en general para el envío de la publicidad de la empresa.  Desde WolfCRM es fácil tanto el envío de este email para el consentimiento como el de almacenar y registrar claramente los datos de los clientes, podrás saber en todo momento que clientes han aceptado el tratamiento de sus datos por parte de su empresa. ¿Aún no sabes cómo? Pregúntanos.

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La solicitud del consentimiento ha de ser clara y no utilizando largos términos legales en el pie de un boletín.  Esto implica que debes de tener un software o aplicación que te permita tener una correcta segmentación de tus clientes potenciales y que te permita tener almacenado el consentimiento para poder facilitarlo a los que lo soliciten en cualquier momento. Es importante que te impida enviar comunicaciones comerciales a aquellos que no hayan aceptado el tratamiento de sus datos con fines comerciales. Parece complejo pero no lo es, con la herramienta adecuada, como el software WolfCRM, es fácil cumplir con la nueva normativa vigente.

Si ya tengo el consentimiento ¿tengo que volver a pedirlo? la clave no es si tengo o no el consentimiento, si no si se obtuvo conforme a la nueva normativa o no, si no es un consentimiento obtenido de forma clara e inequívoca no es válido por ello he de volver a solicitarlo, porque además tengo que almacenar el documento que demuestre cuándo y cómo se solicitó.

Uno de los puntos innovadores de la ley es el que indica que en lo relativo a la privacidad de los datos se han implementar medidas por diseño y por defecto que permitan su cumplimiento. Es por ello que resulta imprescindible el uso de un software que te permita esto, ya que puede ser penada la incorrecta aplicación de la privacidad aunque aún no hayan sido usado los datos. Con un CRM como WolfCRM en todo momento tienes correctamente clasificados los datos y almacenado en cada ficha cuando se obtuvo el consentimiento.

La estrategia de mercado digital único europeo tiene el objetivo de crear oportunidades digitales para personas y empresas y  mejorando la posición de Europa como líder mundial en la economía digital. La Unión Europea quiere facilitar el control de los datos personales de sus ciudadanos, y esto incide positivamente en la confianza en la economía digital lo que repercute en un auge tanto de la creación de empresas que operan dentro de la economía digital como de la cantidad que se mueve que aumenta cada año.

Por lo que aunque en un principio muchas empresas ven esta normativa como un hándicap en realidad va a suponer un impacto muy positivo en las empresas. Si quieres como sacarle más beneficios relee nuestro artículo sobre los beneficios de la gdpr para tu empresa en nuestro blog aquí.

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Resumiendo: han de firmarte un consentimiento y en ese consentimiento debes informar donde y para que finalidad usarás los datos así como ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación… Debes guardar un justificante de esta información y consentimiento. Si hay una negación a firmar el consentimiento no debo tratar los datos.

No olvides utilizar un software que te permita una correcta aplicación de la GDPR tal como lo hace WolfCRM.

Rebeca Valentin
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Rebeca Valentin

Responsable Atención al cliente en WolfCRM y responsable del plan de comunicación Secretaria de Dirección. Asistente comercial de CRM.

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